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„Yes, we can!“ – ProjectNetWorld® unterstützt die Change Management Prozesse
bei den ÖBB
Am Beginn des neuen Jahrzehnts reorganisieren die ÖBB die konzerneigene Infrastruktur. Das geschieht in erster Linie durch die Verschmelzung der bis dato unabhängig voneinander operierenden Gesellschaften ÖBB-Infrastruktur Betrieb AG und ÖBB-Infrastruktur Bau AG zu einer gemeinsamen
ÖBB-Infrastruktur AG. Das Ziel der Fusion ist – neben einem synergetischen Sparpotential von rund 20 Mio. Euro – die Beseitigung von „Doppelgleisigkeiten“ und Kompetenzverstrickungen in den Bereichen „Betrieb“ und „Bau“. Dies soll in weiterer Folge zu einer spürbaren Qualitätssteigerung für das gesamte ÖBB-Schienennetz führen.
Von diesem Prozess sind rund 18.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betroffen - eine enorme Herausforderung, die nur mit offener Informationspolitik, umfassendem Wissenstransfer und klaren Strukturen zu bewältigen ist.
Angesichts der Komplexität wurde unter der Leitung des Vorstandsdirektors Ing. Mag. (FH) Andreas Matthä ein umfassender Change Management Prozess aufgesetzt, dessen ca. 30 Einzelprojekte programmatisch abgebildet und interdisziplinär behandelt wurden.
Unter der ÖBB-Infrastruktur AG gibt es fünf neue Funktionsbereiche: Betrieb, Anlagenmanagement, Dienstleister, Projektmanagement/Technik sowie Finanzen und Service.
Operativ umgesetzt wird das Programm unter der Leitung von Ing. Kurt Hrdlicka. Ihm zur Seite steht ein Steering Committee, bestehend aus den fünf Vorständen der ÖBB-Infrastruktur AG, Change Agents und Vertrauenspersonen – die als Kommunikatoren in den einzelnen Führungsbereichen fungieren – sowie Mentoren.
Zur Unterstützung des Programms und der Einzelprojekte hat sich die ÖBB-Infrastruktur AG für den Einsatz der webbasierenden Projektmanagement-Plattform ProjectNetWorld® entschieden. Es handelt sich dabei um eine SaaS-Lösung, die sich schon bei anderen Projekten innerhalb der ÖBB bewährt hat.
Programmleiter, Ing. Kurt Hrdlicka, über die ProjectNetWorld®: „Gerade bei Change Management Prozessen sind Koordination und Kommunikation extrem wichtig. Da wir im Zuge unseres Programms Standorte aus ganz Österreich über Ziele, Zwischenergebnisse, aber auch Entscheidungen informieren müssen, ist der Einsatz eines webbasierenden Projektmanagement-Werkzeugs äußerst hilfreich. Entscheidend war für uns, dass die ProjectNetWorld® ohne Schulungsaufwand sofort einsetzbar war und durch die hohe Flexibilität der Projektmanagement-Plattform an die unterschiedlichen Anforderungen des Programms und der Einzelprojekte problemlos angepasst werden konnte.“
Die etwa 30 Einzelprojekte des Programms umfassen Organisationsprojekte, Finanz- und IT-Projekte, aber auch Querschnittsprojekte wie Betriebsführungsstrategien etc.
Eines dieser Projekte ist die Schaffung des Geschäftsbereichs Anlagen Services unter der Leitung von DI Dr. Rudolf Schilder.
Als Generalunternehmer für die Inspektion, Wartung und Entstörung, sowie als Auftragnehmer bei Instandsetzungen, Erneuerungen und Aufgaben im Neubau gewährleistet dieser neue Geschäftsbereich die Sicherheit und Streckenverfügbarkeit im gesamten Schienennetz.
Change Management Prozesse erfordern moderne Projektmanagement-Methoden und -Werkzeuge - insbesonders dann, wenn eine vergleichsweise große Anzahl von Projektabläufen in einem dezentralen Arbeitsumfeld bewältigt werden müssen. Die ProjectNetWorld® stellt dabei allen ProjektmitarbeiterInnen eine zentrale Arbeitsumgebung zur Verfügung, in der alle Projektschritte dokumentiert und projektrelevante Themen bearbeitet werden können. Das gewährleistet eine lückenlose Kommunikation und hält den Koordinationsaufwand vergleichsweise niedrig, was bei komplexeren Projekten von großer Bedeutung ist.
Dazu Ing. Franz Lehr (Leiter Projektmanagement der Organisationsprojekte „Anlagen Services“): „Da Veränderungen oft Ängste hervorrufen, ist es uns besonders wichtig, MitarbeiterInnen über das Ausmaß der Veränderungen und die Vorhaben des Unternehmens rechtzeitig und ausführlich zu informieren. Auf diese Weise kann die Akzeptanz in Change Management-Projekten stark verbessert werden. Die ProjectNetWorld® fördert eine offene Kommunikation, ermöglicht lückenlose und standortunabhängige Informationsflüsse und schafft klare Strukturen – dies stärkt das Vertrauen der MitarbeiterInnen und erleichtert die Arbeit im Projekt.“
Innerhalb des Projekts Anlagen Services kommen beispielsweise folgende Module zur Anwendung:
Durch die Abbildung der Projektstruktur in einem Terminplan inkl. aller Projektphasen, Meilensteine und Arbeitspakete ist der Projektfortschritt für das gesamte Team jederzeit ersichtlich. Aufgaben können zugeteilt und kontrolliert werden.
Die zentrale Ablage aller Dateien ermöglicht den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Projektinformationen. Mit der neuen Funktion „Temporäre Links“ erhalten auch Personen, die keinen Zugriff auf die ProjectNetWorld® haben, aktuelle Informationen.
Mit Hilfe der Formulare lassen sich große Datenmengen einfach strukturieren und verwalten. Das Projektteam von Anlagen Services verwendet die Formulare für die Definition und Zuteilung von Maßnahmen, die Dokumentation von Entscheidungen etc.
Hier werden alle relevanten Termine erstellt und verwaltet – von Projektsitzungen über Meilensteine bis zu einfachen To-Dos. Resultat ist ein kompletter Projektkalender, der immer aktuell und übersichtlich ist.
