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Eine lückenlose Kommunikation innerhalb des Projektteams ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes Projekt. Der Austausch von Wissen und Erfahrungen gehört hierbei genauso dazu, wie die einfache Abstimmung und Koordination von Terminen. Die Kommunikationswerkzeuge unterstützen die Verteilung von Informationen und die gemeinsame Bearbeitung von Sachverhalten. Dadurch wird der Informationsfluss im Team erleichtert, Projektwissen gebündelt und Zeit bei der Koordination des Projektteams gespart.
Ein Diskussionsmodul ermöglicht den strukturierten, nachvollziehbaren Meinungsaustausch zwischen den Projektteilnehmern. Die Gliederung von Themen in Diskussionsgruppen erleichtert die Organisation, bietet Transparenz und sichert das vorhandene sowie erarbeitete Wissen der Projektgruppe. Auftretende projektbezogene Probleme werden im System erfasst und bleiben erhalten. Der Benutzer kann sich, per E-Mail, Benachrichtigungen zu Neueinträgen spezifischer Diskussionsgruppen zusenden lassen.
Vom zentralen Diskussionsforum abgekoppelt, können direkt zu jedem Dokument und Formular Diskussionen geführt werden.
Der Projektkalender dient der zentralen Koordination von Terminen. Diese Termine umfassen Ereignisse, Besprechungen, Vorgänge und Meilensteine. Bei der Planung einer Besprechung können vorab freie Termine überprüft und Agenden erstellt werden. Die Einladung zu einem Termin wird zusätzlich per E-Mail an die Teilnehmer versendet und kann in MS Outlook übernommen werden. Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit Termine zu bestätigen, abzulehnen und mit anderen Informationen zu hinterlegen.
Die Funktion der Verlinkung ermöglicht es dem Benutzer terminrelevante Dokumente, Formulare, Vorgänge, etc. mit einem Termin zu verknüpfen. Dies erleichtert allen Teilnehmern die Vorbereitung zu einem Termin, da alle relevanten Informationen gebündelt vorliegen.
Gewisse Neuigkeiten und Änderungen im Projekt können für einen Benutzer von besonderem Interesse sein. Da nicht jeder Benutzer die gleichen Informationen benötigt, können Benachrichtigungen für alle Projekte und Systembereiche individuell eingestellt werden. Dies garantiert, dass wichtige Informationen sofort zugestellt werden und verhindert eine unnotwendige Informationsüberflutung. Automatische System-Benachrichtigungen betreffen Einladungen zu Terminen und Zuweisungen von Aufgaben.
