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Informationen in Form von Dokumenten gehören zur zentralen Wissensquelle von jedem Unternehmen. Aus diesem Grund ist die Verwaltung dieser Informationen von wesentlicher Bedeutung. Das Ziel eines Dokumentenmanagement-Systems ist es, bei der Verwaltung von Dokumenten (von einfachen Schriftstücken, über Protokolle bis hin zu Plänen) zu unterstützen. Voraussetzungen für eine optimale Verwaltung, sind die strukturierte Ablage und eine zentrale Bereitstellung der Informationen. Ein rasches Wiederfinden und eine sichere Archivierung von Informationen gehören ebenso zu einem guten Dokumentenmanagement-System, wie auch die einfache Handhabung für den Benutzer.
Die Dokumente können in einer hierarchischen Ordnerstruktur abgelegt werden. Das System erlaubt die Ablage und Verwaltung beliebiger Dateiformate. Die Basisinformationen zu einem Dokument wie Autor, Format, Größe, Datum, Version, etc. werden automatisch erfasst. Zusatzinformationen wie der Bearbeitungsstatus, Beschreibungen, Kommentare können durch den Benutzer ergänzt werden.
Eine individuell anpassbare, automatische Dokumentenbezeichnung erleichtert die Ablage und Suche von Dokumenten. Standardisiere Ordnerstrukturen können für zukünftige Projekte als Vorlage übernommen werden.
Das System ermöglicht die Verwaltung aller Versionen eines Dokuments – von der Entstehung bis zur Archivierung.
Für die Bearbeitung eines Dokuments durch einen Benutzer wird das betreffende Dokument für andere Anwender gesperrt = Check Out. Der Lesezugriff auf das Dokument ist weiterhin möglich. Änderung können durch andere Benutzer jedoch keine vorgenommen werden. Nach der Bearbeitung wird das Dokument in der neuen Version für alle Benutzer freigegeben = Check In. Dieser Mechanismus steuert die Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer.
Durch die lückenlose Aufzeichnung aller Zugriffe und Aktionen bei einem Dokument entsteht ein transparenter und sicherer Nachweis wer, wann, welche Dokumente gelesen oder bearbeitet hat.
Die Volltextsuche ist eine unverzichtbare Voraussetzung, um sämtliche Dokumente nach bestimmten Inhalten und Informationen schnell und einfach zu durchsuchen.
Durch eine Vielfalt an Suchparametern, Sortier- und Anzeigeoptionen wird das Suchergebnis auf die individuellen Anforderungen reduziert. Bei einer Suchabfrage wird das Ergebnis, auch bei einer Vielzahl an Dateien, innerhalb weniger Sekunden angezeigt. Ein zeitaufwendiger Suchaufwand wird dadurch um ein Vielfaches verringert.
Das Berechtigungskonzept dient in erster Linie dem Schutz der Daten und ermöglicht dem Benutzer den ausschließlichen Zugriff auf nur jene Dokumente, für die er eine Berechtigung hat. Dieses Konzept greift sowohl auf Dokumenten als auch auf Ordnerebene und kann personenbezogen sowie rollenbezogen erfolgen.
Verlinkungen bieten die Möglichkeit zusammengehörige Informationen einfach zu verknüpfen und dadurch in einen logischen Zusammenhang zu bringen. Die Verlinkung von Informationen geht über das Dokumentenmanagement-System hinaus. So kann beispielsweise ein Dokument mit einem Termin oder einer Besprechungsagenda verlinkt werden. Diese Funktion erleichtert und beschleunigt das Auffinden zusammengehöriger Informationen.
