Hintergrund

Am Beginn des neuen Jahrzehnts reorganisieren die ÖBB die konzerneigene Infrastruktur. Das geschieht in erster Linie durch die Verschmelzung der bis dato unabhängig voneinander operierenden Gesellschaften ÖBB-Infrastruktur Betrieb AG und ÖBB-Infrastruktur Bau AG zu einer gemeinsamen ÖBB-Infrastruktur AG. Das Ziel der Fusion ist – neben einem synergetischen Sparpotential von rund 20 Mio. Euro – die Beseitigung von „Doppelgleisigkeiten“ und Kompetenzverstrickungen in den Bereichen „Betrieb“ und „Bau“. Dies soll in weiterer Folge zu einer spürbaren Qualitätssteigerung für das gesamte ÖBB-Schienennetz führen.

Der Veränderungsprozess zur ÖBB-Infrastruktur AG „neu“

Von diesem Prozess sind rund 18.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betroffen - eine enorme Herausforderung, die nur mit offener Informationspolitik, umfassendem Wissenstransfer und klaren Strukturen zu bewältigen ist.

Angesichts der Komplexität wurde unter der Leitung des Vorstandsdirektors Ing. Mag. (FH) Andreas Matthä ein umfassender Change Management Prozess aufgesetzt, dessen ca. 30 Einzelprojekte programmatisch abgebildet und interdisziplinär behandelt wurden.

Unter der ÖBB-Infrastruktur AG gibt es fünf neue Funktionsbereiche: Betrieb, Anlagenmanagement, Dienstleister, Projektmanagement/Technik sowie Finanzen und Service.

Operativ umgesetzt wird das Programm unter der Leitung von Ing. Kurt Hrdlicka. Ihm zur Seite steht ein Steering Committee, bestehend aus den fünf Vorständen der ÖBB-Infrastruktur AG, Change Agents und Vertrauenspersonen – die als Kommunikatoren in den einzelnen Führungsbereichen fungieren – sowie Mentoren.

Komplexe, kommunikativ anspruchsvolle Prozesse

Zur Unterstützung des Programms und der Einzelprojekte hat sich die ÖBB-Infrastruktur AG für den Einsatz der webbasierenden Projektmanagement-Plattform ProjectNetWorld® entschieden. Es handelt sich dabei um eine SaaS-Lösung, die sich schon bei anderen Projekten innerhalb der ÖBB bewährt hat.

Programmleiter, Ing. Kurt Hrdlicka, über die ProjectNetWorld®: „Gerade bei Change Management Prozessen sind Koordination und Kommunikation extrem wichtig. Da wir im Zuge unseres Programms Standorte aus ganz Österreich über Ziele, Zwischenergebnisse, aber auch Entscheidungen informieren müssen, ist der Einsatz eines webbasierenden Projektmanagement-Werkzeugs äußerst hilfreich. Entscheidend war für uns, dass die ProjectNetWorld® ohne Schulungsaufwand sofort einsetzbar war und durch die hohe Flexibilität der Projektmanagement-Plattform an die unterschiedlichen Anforderungen des Programms und der Einzelprojekte problemlos angepasst werden konnte.“

Die Projekte am Beispiel des neuen Geschäftsbereichs Anlagen Services

Die etwa 30 Einzelprojekte des Programms umfassen Organisationsprojekte, Finanz- und IT-Projekte, aber auch Querschnittsprojekte wie Betriebsführungsstrategien etc.

Eines dieser Projekte ist die Schaffung des Geschäftsbereichs Anlagen Services unter der Leitung von DI Dr. Rudolf Schilder.

Als Generalunternehmer für die Inspektion, Wartung und Entstörung, sowie als Auftragnehmer bei Instandsetzungen, Erneuerungen und Aufgaben im Neubau gewährleistet dieser neue Geschäftsbereich die Sicherheit und Streckenverfügbarkeit im gesamten Schienennetz.

Change Management Prozesse erfordern moderne Projektmanagement-Methoden und -Werkzeuge - insbesonders dann, wenn eine vergleichsweise große Anzahl von Projektabläufen in einem dezentralen Arbeitsumfeld bewältigt werden müssen. Die ProjectNetWorld® stellt dabei allen ProjektmitarbeiterInnen eine zentrale Arbeitsumgebung zur Verfügung, in der alle Projektschritte dokumentiert und projektrelevante Themen bearbeitet werden können. Das gewährleistet eine lückenlose Kommunikation und hält den Koordinationsaufwand vergleichsweise niedrig, was bei komplexeren Projekten von großer Bedeutung ist.

Dazu Ing. Franz Lehr (Leiter Projektmanagement der Organisationsprojekte „Anlagen Services“): „Da Veränderungen oft Ängste hervorrufen, ist es uns besonders wichtig, MitarbeiterInnen über das Ausmaß der Veränderungen und die Vorhaben des Unternehmens rechtzeitig und ausführlich zu informieren. Auf diese Weise kann die Akzeptanz in Change Management-Projekten stark verbessert werden. Die ProjectNetWorld® fördert eine offene Kommunikation, ermöglicht lückenlose und standortunabhängige Informationsflüsse und schafft klare Strukturen – dies stärkt das Vertrauen der MitarbeiterInnen und erleichtert die Arbeit im Projekt.“

Innerhalb des Projekts Anlagen Services kommen beispielsweise folgende Module zur Anwendung:

Termine/Aufgaben: Durch die Abbildung der Projektstruktur in einem Terminplan inkl. aller Projektphasen, Meilensteine und Arbeitspakete ist der Projektfortschritt für das gesamte Team jederzeit ersichtlich. Aufgaben können zugeteilt und kontrolliert werden.

Dokumentenmanagement: Die zentrale Ablage aller Dateien ermöglicht den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Projektinformationen. Mit der neuen Funktion „Temporäre Links“ erhalten auch Personen, die keinen Zugriff auf die ProjectNetWorld® haben, aktuelle Informationen.

Formularmanagement: Mit Hilfe der Formulare lassen sich große Datenmengen einfach strukturieren und verwalten. Das Projektteam von Anlagen Services verwendet die Formulare für die Definition und Zuteilung von Maßnahmen, die Dokumentation von Entscheidungen etc.

Projektkalender: Hier werden alle relevanten Termine erstellt und verwaltet – von Projektsitzungen über Meilensteine bis zu einfachen To-Dos. Resultat ist ein kompletter Projektkalender, der immer aktuell und übersichtlich ist.

Ing. Mag.(FH) Andreas Matthä über die neue Infrastruktur AG der ÖBB

Sie sind für die Zusammenführung der ÖBB-Infrastruktur Bau AG und der ÖBB-Infrastruktur Betrieb AG verantwortlich.

Wo liegen die Aufgaben und Ziele bei der Umsetzung dieses Programms?

Mit der Zusammenführung zu einem Unternehmen sind Überschneidungen bereinigt worden und Aufgaben effizient verteilt worden. Erstmals arbeiten alle Hand in Hand, die sich um die Bahninfrastruktur kümmern. Und erstmals stammt die gesamte Infrastruktur aus einer Hand: Planung, Bau, Betrieb und Instandhaltung. Es gibt EINE Geschäftslogik und EINE Verantwortung für die gesamte Bahn-Infrastruktur. Entsprechend effizienter können wir Prozesse, Marktauftritt und Investitionen planen. Damit wollen wir Kosten sparen und vor allem die Qualität von Streckennetz und Betrieb verbessern.

Wie kann man sich Ihre Rolle in diesem komplexen Programm vorstellen?

Meine Vorstandskollegen und ich geben die Richtung und den Rahmen vor. Aber gelingen kann dieser Veränderungsprozess nur, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich einbringen und den Wandel mittragen. Die Gründung der ÖBB-Infrastruktur AG bietet viele Chancen – die wir aber nur mit dem Rückhalt des ganzen Teams nutzen können. Darum ist es uns auch sehr wichtig, dass Ideen und Feedback aus dem Unternehmen in die Strategie und in die Unternehmensentwicklung einfließen.

Wem gegenüber sind Sie verantwortlich?

Zunächst sind wir natürlich gegenüber unserem Eigentümer, der Republik Österreich verantwortlich. Der Eigentümer erwartet sich, dass wir öffentliche Mittel sparsam und möglichst wirksam investieren – für ein leistungsfähiges Bahnnetz und einen qualitätsvollen, pünktlichen Bahnbetrieb. Das erwarten sich auch die 200 Mio. Fahrgäste und die vielen Kunden im Güterverkehr, die auf ÖBB-Strecken jährlich fast 100 Mio. Tonnen Güter transportieren lassen. Und natürlich sind wir als Management auch gegenüber den 18.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Infrastruktur verantwortlich.

Was bedeutet der Veränderungsprozess für Ihre MitarbeiterInnen?

Die Zusammenlegung bietet für uns alle neue Möglichkeiten und Verbesserungen. Die Zusammenarbeit zwischen verwandten Bereichen wird einfacher und die Wege und Prozesse werden kürzer – zum Beispiel bei der Instandhaltung der Bahn-Infrastruktur, wo das neue Strecken- und Bahnhofsmanagement für eine einheitliche Streckensicht und Gesamtverantwortung steht. Instandhaltungsmaßnahmen und Re-Investitionen werden jetzt erstmals aus einer Hand geplant. Mit der ÖBB-Infrastruktur AG haben wir die Chance, unser Produkt weiter zu verbessern und damit auch für mehr Kundenzufriedenheit zu sorgen. Positives Kunden-Feedback ist eine wichtige Motivation für uns alle.

Aber natürlich schafft Veränderung auch Unsicherheit. Umso mehr bemühen wir Vorstände uns, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Orientierung zu geben. Offene Kommunikation und Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern ist entscheidend für den Erfolg eines Veränderungsprozesses.

Sie sprechen von Werten – wo sehen sie diese in der neuen Infrastruktur AG?

Wir haben eine Vision: wir wollen die Bahn zum wichtigsten Verkehrssystem der Zukunft machen. Schließlich ist die Bahn das umweltfreundlichste und sicherste Verkehrsmittel, das es gibt. Um das zu erreichen, planen und realisieren wir heute schon das Schienennetz von morgen. Mit einer starken Bahn-Infrastruktur können wir den Wirtschaftsstandort Österreich sichern und fit für Europa machen. Und wir können damit die richtigen Antworten auf gesellschaftliche Trends und auf den Klimawandel geben. Das ist eine sehr spannende Aufgabe, die sehr Werte-orientiert ist und mit der enorm viel Verantwortung für die Gesellschaft und für die Umwelt verbunden ist.

Stichwort Meilensteine und Termine – warum kommt es gerade bei Bauprojekten immer wieder zu Zeitverzögerungen?

Jeder, der schon einmal ein Haus gebaut hat, weiß, dass man selbst bei einem genauen Errichtungsplan nicht alle Faktoren selbst steuern kann. Für unsere Großprojekte gilt das ganz besonders. Hier spielen Lieferschwierigkeiten von Partnerunternehmen genauso eine Rolle wie Wetterkapriolen oder geologische Bedingungen. Allein die Logistik für Großprojekte wie den Hauptbahnhof Wien oder den Lainzer Tunnel ist eine enorme Aufgabe. Parallel zur eigentlichen Projekttätigkeit überprüfen wir laufend unsere Planungen hinsichtlich Sparpotenzial und Effizienzsteigerung. Denn wir arbeiten mit öffentlichen Mitteln und wollen diese möglichst sorgfältig und wirksam einsetzen.

Effiziente Projekt-Kommunikation und -Information mit ProjectNetWorld®

Das Internet und E-Mail-Technologien haben ein neues Zeitalter in der Kommunikation und Informationsverteilung eingeläutet. Die Vorteile, die diese neuen Medien bringen, sind wahrlich außergewöhnlich – dementsprechend sind aber auch die Nachteile durch eine unsachgemäße Verwendung und die dadurch entstehenden Kosten nicht zu unterschätzen.

Mit einem Internet-Zugang und einem E-Mail-Account kann man heute Informationen und fast jede Art von Datenformaten in Sekundenschnelle um den Globus schicken. Informationen werden auf diese Weise einfacher und kostengünstiger ausgetauscht, als je zuvor.

Auch für die Arbeit in Projekten hat sich durch den fast flächendeckenden Einsatz von Internet und E-Mail-Technologien viel verändert.

Dokumente können schnell verschickt, Termine rasch abgestimmt, Themen und Fragen einfach und unbürokratisch behandelt und geklärt werden. Zusätzlich können dezentral arbeitende Projekt-Teams mit geringem Aufwand zeitgleich informiert werden.

All diese Vorteile bergen jedoch auch einige Risiken für ein Projekt. Die stetig zunehmende E-Mail-Flut lässt viele Menschen in elektronischer Post versinken. Dieses Übermaß an E-Mails und der damit verbundene Aufwand des Lesens und Beantwortens verringert die Zeit für wichtige Projektarbeit und kann bis zu einer ausgeprägten Reaktanz des Benutzers gegenüber dem Medium E-Mail sowie anderen elektronischen Werkzeugen und Software wachsen.

Hinzu kommt, dass das unkoordinierte Versenden von Informationen zu einem Ablage-Chaos auf Desktops und Filesystemen führt. Dies erschwert die Identifikation von aktuellen Letztständen eines Dokuments und erhöht die Fehleranfälligkeit durch die Verwendung falscher Versionen.

Unabhängig von einem unerlässlichen Kodex bei der Verwendung des Werkzeugs E-Mail kommt es immer wieder zu den wesentlichen Fragen:

• Wie gewährleiste ich eine lückenlose Information aller Projekt-Beteiligten (inkl. externer Projekt-Teilnehmer)?
• Wie kann ich den Kommunikations- und Informationsfluss nachvollziehbar gestalten?

Ob nun ein internes Filesystem, E-Mail oder eine Kombination aus beiden verwendet wird. In jedem Fall ist der Koordinationsaufwand erheblich und die Nachvollziehbarkeit der Informationsentstehung und die Nachhaltigkeit des Kommunikationsflusses über die Dauer eines Projekts gering.

Werkzeuge, die die Kommunikation und die Information im Projekt wesentlich verbessern

Alle diese Fragen und Probleme entstehen beim Einsatz der ProjectNetWorld® nicht. ProjectNetWorld® ist eine Projektmanagement-Plattform, die die Kommunikation im Projekt nachhaltig unterstützt und die Informationsentstehung und den -austausch nachvollziehbar dokumentiert.

Informationsüberblick – jederzeit, von jedem Ort.

Alle Projektinformationen werden zentral abgelegt und sind jederzeit und vor allem ortsunabhängig verfügbar. Damit hat jeder Projektmitarbeiter einen permanenten Überblick über Projektfortschritt, Änderungen, Ergebnisse, etc.

Dokumente werden zentral ablegt.

„Versionierung“ und „Historisierung“ bei jedem Dokument geben Auskunft über die Entstehung der unterschiedlichen Dokumenten-Versionen sowie über die Bearbeitung durch die einzelnen Projekt-Teilnehmer. Externe Mitarbeiter können hierbei einfach und unter Einhaltung höchstmöglicher Sicherheitsstandards eingebunden werden. So kann eine lückenlose und vor allem nachvollziehbare Information aller Projekt-Beteiligten garantiert werden – mit vergleichsweise geringem Aufwand.

Zur Unterstützung der Kommunikation bietet das Dokumentenmanagementsystem der ProjectNetWorld® Diskussionsräume zu jedem einzelnen Dokument. Auf diese Weise bleiben alle dokumentenrelevanten Informationen für die Dauer des Projekts direkt bei dem Dokument erhalten.

Die neue Funktion der „temporären Links“ ermöglicht zusätzlich eine nachvollziehbare Einbindung von Personen, die nur kurz oder am Rande am Projekt beteiligt sind. Der Vorteil gegenüber einer herkömmlichen E-Mail zur Informationsverteilung ist, dass der Zugriff dieser Personengruppe auf zentral abgelegte Dokumente erfolgt und der Link zum jeweils letztgültigen Dokument oder einer definierten Version führt.

Diskussionen werden nachhaltig geführt.

Ob auf einer Projekt-Meta-Ebene mit dem Diskussionsmodul oder in der Tiefe direkt bei einem Dokument oder einem Formular. Alle Informationen begleiten das Projekt, die Dokumente und die Formulare bis zum Projektende. Der Vorteil ist eindeutig: Alle Informationen sind dort zu finden, wo sie benötigt werden – in der Projektübersicht, bei dem einzelnen Dokument oder Formulardatensatz. Dies reduziert nicht nur die aufwendige Suche nach Informationen – sondern garantiert auch einen letztgültigen, aktuellen Informationsstand für das gesamte Projekt-Team.

Termine werden zentral geplant und abgestimmt.

Ein übersichtlicher Projektkalender ermöglicht einen aktuellen Überblick über alle Termine – wie Besprechungen, Ereignisse, Meilensteine aber auch Vorgänge und einfache To-Dos. Jeder Projekt-Teilnehmer erhält seine Termine zusammengefasst und wird zusätzlich über anstehende Termine informiert.

Die Vorteile einer einheitlichen und zentralen Arbeitsumgebung für das gesamte Projekt-Team sind beachtlich. Informationen sind jederzeit Verfügbar, Kommunikation wird auf einfache Weise unterstützt und der Kommunikationsfluss bleibt, für jeden nachvollziehbar, erhalten.

Dem gegenüber stehen der Aufwand und die Kosten für den Einsatz von professionellen Projektmanagement-Werkzeugen.

ProjectNetWorld® ist eine Projektmanagement-Plattform auf SaaS-Basis. SaaS steht für „Software as a Service“ und bedeutet, dass die Plattform für die Dauer des Einsatzes und ohne zusätzliche Investitionen in Hard- und Software gemietet wird. Die Kosten sind leicht kalkulierbar und berechnen sich nach der Anzahl der Mitarbeiter und der Dauer des Projekts. Die ProjectNetWorld® ist mit geringem Schulungsaufwand sofort einsetzbar. In der Plattform-Miete inkludiert sind: Up-Grades, Wartung und Betrieb der Software, Speicherplatz und Support (für Fragen wenden Sie sich bitte an +43 1 713 48 48 oder an sales@projectnetworld.com).

Detaillierte Informationen zu unseren Werkzeugen erhalten Sie unter www.projectnetworld.com/DE/Projectnetworld/uebersicht.html.

Für einen kostenlosen 30-Tage-Demo-Zugang registrieren Sie sich unter enw.projectnetworld.com.