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Juristische Fälle als internationale Projekte
Vor dem Hintergrund einer zunehmenden Internationalisierung, vor allem der europäischen Rechtssysteme, gewinnt die länderübergreifende Zusammenarbeit der mit juristischen Fällen befassten Personen und Behörden bzw. Institutionen immer mehr an Bedeutung. Gleiches gilt für die Notwendigkeit, den Beteiligten eine zentrale Arbeitsplattform zu bieten, die einerseits einen reibungslosen Informations- und Dokumentenaustausch ermöglicht und andererseits die Zeitnähe juristischer Abläufe gewährleistet und überprüfbar macht. Aus diesen Gründen ist es naheliegend, moderne Projektmanagement-Werkzeuge auch im juristischen Bereich einzusetzen, um die einzelnen Arbeitsschritte von der Verfahrensaufnahme bis zum Verfahrensabschluss transparent abbilden und durchführen zu können. Das gilt vor allem für jene Fälle, im Rahmen derer eine Vielzahl von Projektmitarbeitern bei gleichzeitiger räumlicher Trennung in verschiedenen Rechtssystemen tätig sind. Dabei ist der Aspekt der Koordination, angesichts des hohen Standardisierungsgrades rechtlicher Abläufe (Fristen, Eingaben etc.), von entscheidender Bedeutung.
PHH Rechtsanwälte und ProjectNetWorld®
Die auf Wirtschaftsrecht spezialisierte und in verstärktem Maß international tätige Wiener Kanzlei PHH Rechtsanwälte trägt dieser Entwicklung seit geraumer Zeit Rechnung: Das betrifft in erster Linie den Einsatz von Projektteams unter der Leitung verschiedener Geschäftsführer und die Pflege regionaler Netzwerke, die – zentral gesteuert – für Beratung und Umsetzung der einzelnen Projekte an Ort und Stelle verantwortlich sind.
Um die involvierten Projektmitarbeiter zu steuern und gleichzeitig für effiziente Kommunikationsabläufe und einen entsprechenden Informationsfluss zu sorgen, setzen PHH Rechtsanwälte auf die Projektmanagement-Lösung ProjectNetWorld®.
Die modular aufgebaute, webbasierende Applikation benötigt keinerlei zusätzlichen Installationsaufwand – Internetzugang und Browser sind ausreichend, um die Software nutzen zu können – und ist daher besonders gut geeignet, dezentral organisierte Strukturen zu unterstützen. Sie bietet eine klar strukturierte, einfach zu bedienende Arbeitsoberfläche und verfügt über alle relevanten Projektmanagement-Tools, die den jeweiligen Projektanforderungen entsprechend eingesetzt werden können.
In diesem Fall sind vor allem die übersichtliche Kalender- bzw. Terminplanungsfunktion und die vollautomatische Historisierung bzw. Versionierung projektrelevanter Dokumente, Aktennotizen oder sonstiger Informationen für eine zeitgerechte Projektabwicklung wesentlich. So hat die Projektleitung zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über alle projektspezifischen Abläufe und Vorgänge und kann gegebenenfalls korrigierend eingreifen. Das ist einer der entscheidenden Vorteile von ProjectNetWorld®: Die auf dem Software as a Service (SaaS)-Prinzip basierende Applikation stellt eine zentrale und gleichzeitig individualisierbare Projektmanagement-Plattform zur Verfügung, auf die jederzeit zugegriffen werden kann und die die Überwachung und Steuerung aller Projektvorgänge wesentlich erleichtert.
Modularer Aufbau und maximale Kostentransparenz
Dabei wird den Kunden nur in Rechnung gestellt, was diese auch tatsächlich benötigen. Die Software wird den Projektspezifikationen gemäß konfiguriert und gemietet. Die anfallenden Kosten richten sich nach der Projektdauer sowie der Anzahl der Benutzer bzw. Projektteilnehmer – Service-Paket (u.a. Betrieb, Wartung, Speicherplatz, Datensicherung, Supporthotline, …) inklusive. Auf diese Weise ist eine ebenso kostengünstige wie effiziente Nutzung gewährleistet – und das bei maximaler Datensicherheit und permanenter Verfügbarkeit.
Die Branche und konkrete Projektanwendungen spielen keine Rolle; ProjectNetWorld® kann in jedem Unternehmen eingesetzt werden – überall dort, wo Bedarf an modernen Projektmanagement-Lösungen ohne zeitliche oder örtliche Abhängigkeiten besteht.
In vielen Unternehmen ist ein regulärer Geschäftsbetrieb ohne IT nicht mehr möglich. Dabei spielt es keine Rolle, ob unternehmenseigene IT-Abteilungen das Kerngeschäft unterstützen oder selbst im Mittelpunkt der Geschäftstätigkeit stehen. Je wichtiger die IT für ein Unternehmen wird, desto höher sind in der Regel die Anforderungen an die Qualität und die Sicherheitsstandards für den Betrieb (die Aufrechterhaltung) der Geschäftsprozesse. Je höher diese Anforderungen sind, desto anspruchsvoller und kostenintensiver ist demnach auch die notwendige Infrastruktur, um die Geschäftsprozesse unternehmensintern aufrechtzuerhalten. In vielen Fällen sind dann die Grenzen dessen, was betriebswirtschaftlich vertretbar ist, schnell erreicht.
Rechenzentren bieten technische und infrastrukturelle Voraussetzungen
Aus diesem Grund entschließen sich immer mehr Unternehmen dazu, die für einen reibungslosen Betrieb notwendige Infrastruktur an ein externes Rechenzentrum auszulagern.
Rechenzentren bieten, als IT-Service-Dienstleister, die entsprechenden baulichen Voraussetzungen und Sicherheitsstandards für den Schutz und die Verfügbarkeit der Unternehmensdaten. Klimatisierung, die für eine konstante Temperatur der Hochleistungsrechner sorgt, Brandschutzkontrollen mit Gaslöschanlagen und eine mehrfach abgesicherte unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) stellen genauso eine Voraussetzung dar, wie auch die allgemeinen Sicherheitsmaßnahmen durch strikt reglementierte Zugangskontrollen, Videoüberwachung, u.a.. Die hohe Verfügbarkeit der Daten ermöglicht die Anbindung redundanter Glasfaserkabel an einen Internet-Knotenpunkt – einen Austauschpunkt für den Datenverkehr des Internets.
Alle diese Leistungen werden in Service Level Agreements (SLAs) genau festgelegt und vertraglich garantiert – die Einhaltung der SLAs unterliegt einer laufenden Kontrolle durch Log Files, Verfügbarkeitsdaten, Zugangsprotokolle u.Ä. Dies ermöglicht ein nachhaltiges Qualitätsmanagement und macht die Leistungen des Rechenzentrums transparent und nachvollziehbar.
Maximale Datensicherheit und permanente Verfügbarkeit
Sicherheit, Verfügbarkeit und Performance sind vor allem für Anbieter von SaaS-Lösungen („Software as a Service“) wichtige Kriterien. Um den Kunden ein Höchstmaß an Qualität und Sicherheit zu bieten, ist es fast unumgänglich, die Software-Lösungen in Hochsicherheitsrechenzentren zu betreiben. Das bringt wesentliche Vorteile: Verfügbarkeit und Performance der Software können auf einem konstant hohen Level gehalten werden. Gleichzeitig ist die Sicherheit der Kundendaten zu jedem Zeitpunkt gewährleistet.
Gründe warum sich die IT-Verantwortlichen der Projektmanagement-Lösung ProjectNetWorld® bereits vor Jahren für die IT-Services eines Rechenzentrums entschieden haben.
Dazu Helmut Serüga (Leiter der IT): „Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten ist für eine webbasierende Software das Qualitätskriterium. Unsere Kunden müssen jederzeit einen Zugriff auf ihre aktuellen Daten haben – unabhängig davon wann und von wo sie diese abfragen. Dadurch entsteht automatisch ein hoher Anspruch an die Sicherheit der Daten. Diese ermöglichen wir einerseits durch den Betrieb der ProjectNetWorld® in einem Hochsicherheitsrechenzentrum, aber auch durch Sicherheitsmaßnahmen in der Architektur der Software oder durch eine verschlüsselte Übertragung der Daten.“
Damit erhalten die Kunden der ProjectNetWorld® nicht nur eine leistungsfähige Projektmanagement-Plattform, die sie bei der Abwicklung ihrer Projekte nachhaltig unterstützt, sondern auch die Gewissheit, dass die Applikation jederzeit erreich- und benutzbar ist und die höchstmöglichen Sicherheitsstandards bietet.
Hintergrund
Kleine Projekte haben es in der heutigen Zeit schwer. Meist kommt ihnen zu wenig Beachtung zu; Ziele und Aufgaben werden nicht genau definiert; es kommt zu Ressourcenüberschneidungen und unklar definierten Rollen; und trotzdem wird auch von kleinen Projekten eine Punktlandung hinsichtlich der Zielerreichung erwartet.
Meist liegt das Problem einfach in Ermangelung eines geeigneten Werkzeugs.
Gerade bei kleinen Projekten kommen herkömmliche Werkzeuge, mit allen ihren Nachteilen, zum Einsatz. Die Kommunikation erfolgt per E-Mail. Statt einer gezielten und nachvollziehbaren Kommunikation entsteht ein Kommunikations-Chaos. Die Datenablage erfolgt meist dezentral (am Desktop), Redundanzen sind nicht zu vermeiden und ein Versionswirrwarr ist meist nur durch aufwändige Recherche zu entschlüsseln. Vor allem aber kommt die Terminplanung fast immer zu kurz.
Um diesen Projekten zukünftig ein geeignetes Werkzeug zu bieten, widmen wir ein Entwicklungspaket, unserer kommenden Release, den kleinen Projekten mit dem Wissen, dass hier Zeit, Ressourcen und Budget knappe Güter sind.
Kleine Projekte benötigen Werkzeuge, die schnell und einfach einzusetzen sind - ohne Schulungsaufwand und aufwändiger Projektinitialisierung. Meist reicht es, Termine abzustimmen und Dokumente zentral verfügbar zu machen.
Mit der kommenden Version unterstützt die ProjectNetWorld® auch die kleinen Projekte durch:
- das neue Modul „To-Do-Liste“
- die flexible Zusammenstellung der Werkzeuge
- die Möglichkeit temporäre Links zu verschicken
Einfache To-Do-Listen statt aufwändiger Terminplanung
Als eine Art „Terminplan light“ ist die To-Do-Liste hervorragend geeignet, auch kleinere Projekte zu strukturieren. Dieses Werkzeug ermöglicht ein übersichtliches Terminmanagement, in dem alle Projektaufgaben („To-Dos“) aufgelistet und einzelnen Projektmitarbeitern zugeteilt werden können. Dabei werden sowohl inhaltliche als auch zeitliche Informationen berücksichtigt, mit dem Vorteil, dass die Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projekts und der Projektfortschritt jederzeit klar ersichtlich sind.
Die To-Do-Liste wird über das Werkzeug Termine / Aufgaben aufgerufen.
Jedes To-Do verfügt über diverse Eingabefelder. So wird die Aufgabe (das To-Do) genau beschrieben und einem Projektmitarbeiter zugewiesen. Es wird ein Fälligkeitsdatum und Status vergeben. Außerdem kann jedes To-Do einem Projektvorgang zugewiesen werden.
Über einen „Handshakemechanismus“ wird das To-Do vom verantwortlichen Projektmitarbeiter übernommen. So ist die Aufgabenverteilung jederzeit nachvollziehbar.
Die To-Do-Listen können alleine oder aber in Verbindung mit einer Meilensteinplanung oder, noch detaillierter, mit einer vernetzten Balkenplanung verwendet werden.
Bei Erstellung eines neuen To-Dos erhält der entsprechende Projektmitarbeiter automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Damit ist gewährleistet, dass jeder Projektmitarbeiter über den aktuellen Informationsstand verfügt.
In der MyWorld, dem persönlichen Arbeitsbereich jedes Projektmitarbeiters, werden die To-Dos unter der Rubrik „Aufgaben“ ebenfalls angezeigt.
Zusätzliche Funktionen sind die Terminerinnerung (zeitkritische To-Dos werden rot markiert) und die Export-Funktion, die es mit einem Klick erlaubt, To-Do-Listen in gängige Dateiformate bzw. Programme (.pdf, .csv, icalender) zu exportieren.
Flexible Anpassung der Module
Einen Betrag zur Usability bringt die neue Funktion, die es ermöglicht nur jene Werkzeuge der ProjectNetWorld® aktiv anzuzeigen, die der jeweilige Projekt-Teilnehmer auch verwendet. Dies kann zukünftig über das Berechtigungssystem der ProjectNetWorld® gesteuert werden. Die Arbeitsoberfläche wird auf diese Weise noch übersichtlicher und der Informationsgrad des Einzelnen kann noch genauer auf dessen Bedürfnisse im Projekt abgestimmt werden.
Temporäre Links
Eine weitere Neuerung bietet die Funktion von „zeitlich begrenzten Links“ auf Dokumente. Da bei kleinen Projekten einige Projekt-Teilnehmer nur kurz bzw. nur am Rande beteiligt sind, ist ein Vollzugang für diese Personengruppe meist nicht sinnvoll. Um diese Gruppe jedoch ebenfalls ausreichend informieren zu können, bietet die ProjectNetWorld® zukünftig zeitlich befristete Links zu relevanten Dokumenten.
Beispielsweise kann auf diese Weise eine Reproanstalt oder Druckerei die relevanten Druckdateien erhalten ohne einen direkten Zugang zu ProjectNetWorld® zu benötigen. Vor allem bei großen Dateien bringt das einen enormen Vorteil, da diese meist nicht per E-Mail übertragen werden können.
Unser Werkzeug-Vorschlag für kleine Projekte
- Dokumentenmanagement (für eine zentrale Datenbasis)
- To-Do-Liste – optional mit einem Meilensteinplan (für eine einfache Terminplanung)
- Kalender (für eine gemeinsame Sicht auf alle Projekttermine)
- Diskussionen (für eine nachvollziehbare Kommunikation aller Beteiligten)
Da viele kleine Projekte dem Aufwand eines größeren Projekts um nichts nachstehen, ist es sinnvoll auch kleineren Projekten und ihren Teams ein geeignetes Umfeld zu bieten, um die Projektziele mit einer Punktlandung zu erreichen. Und so gilt unser Leitspruch in Kürze auch für kleine Projekte: ProjectNetWorld® – getting projects done!
